Entonces, acabas de aceptar un nuevo cliente de diseño y estás listo para comenzar. ¡Felicidades! Tener una nueva ronda de trabajo es un momento emocionante para cualquier persona creativa. Pero antes de firmar en la línea de puntos, es importante asegurarse de que tanto tu como tu cliente estén en la misma sintonía, y permanecer así durante la duración del proyecto.
Un nuevo proyecto de diseño puede abrir la puerta a relaciones laborales a largo plazo y referencias de clientes que te ayudarán a construir tu negocio. Pero incluso los diseñadores más experimentados pueden encontrarse con obstáculos. Una relación con el cliente puede desquebrajarse rápidamente por una variedad de razones, desde cambios inesperados, revisiones aparentemente interminables hasta retrasos en las entregas y demás desacuerdos con los clientes.
Para proteger tu tiempo y tus relaciones laborales, es importante establecer límites por adelantado. Los términos claros del proyecto brindarán a ti y a tu cliente una guía en caso de que algo salga mal en el futuro. Al establecer estos términos, ambos sabrán cuándo decir "no", cuándo el cliente debe pagar más y cuándo es el momento de irse.
En este artículo, enumeramos 6 términos cruciales que siempre debes acordar con un cliente antes de comenzar un proyecto creativo:
1. Acordar los entregables
El cliente te envía el brief y parece bastante simple. Pero, ¿los dos realmente han profundizado en los detalles? Es importante ser específico cuando se trata de la cantidad de diseños y variaciones que deben completarse en un proyecto.
Escenario #1: Digamos que un cliente quiere un logo. ¿Qué esperan en realidad? En estos días, muchas marcas tienen una amplia variedad de entregas de logotipos para sus activos digitales y físicos. ¿Necesitarán diferentes tamaños para garantizar la legibilidad? ¿Cuántas opciones de color quieren? ¿Necesitarán wordmarks o emblemas? ¿Qué hay de los detalles adicionales: papelería, ornamentación, ¿acentos de marca o animaciones? ¿Asumen que se incluye una guía de marca?
Tú y el cliente pueden estar definiendo un "proyecto de logotipo" de manera muy diferente y es vital estar de acuerdo con esas expectativas desde el principio.
Al delinear los entregables del proyecto desde el principio con tu cliente, podrás detallar y cobrar por cualquier trabajo adicional. Tener una lista clara de entregables también te ayudará a evitar una fluencia de alcance más adelante.
2. Acordar formatos de archivo
La falta de comunicación sobre los formatos de archivo realmente puede entorpecer el trabajo de los diseñadores, especialmente si están al final de un proyecto. Siempre asegúrate de consultar con el cliente qué formatos de archivo necesita.
Escenario #2: Estás trabajando con un cliente sin fines de lucro que quiere una plantilla de folleto editable. Tú y el cliente han pasado por todas las revisiones y están listos para concluir el proyecto.
Envías al cliente un archivo editable de Adobe InDesign y preparas la factura final. Pero el cliente se pone en contacto porque está confundido. No tienen Adobe Suite y esperaba que el folleto estuviera en Microsoft Word, ya que esa es la aplicación que sabe usar. Ahora está en el problema para recrear la plantilla completa en Word para que pueda usarla.
Algunos clientes no conocen bien el diseño gráfico y pueden necesitar orientación para comprender qué formatos de archivo necesitan. Pregunta con qué aplicaciones de diseño se sienten cómodos usando, si debería ser un archivo editable y qué planean hacer con el diseño una vez que esté terminado. Esa información te dará una idea de qué formatos de archivo necesita el cliente y te ayudará a evitar inconvenientes de última hora cuando reciban tus diseños finales.
3. Establecer un número máximo de cambios y/o revisiones
Pregunta a cualquier diseñador y seguramente tendrá al menos una historia de terror de un cliente que solo necesitaba un último cambio de diseño... Y luego un pequeño cambio más. Y luego…. Ok, solo un pequeño cambio más.
¡Lo entendemos! Los diseñadores también pueden ser perfeccionistas. Pero todos tenemos nuestros límites y, al menos en lo que respecta a los comentarios de los clientes, es mejor establecer algunos límites. El cliente necesita pautas claras para entender cómo trabajar contigo.
Hablar sobre la cantidad de revisiones ayudará a comprender las expectativas sobre los cambios a lo largo del proyecto. Explica cuántas propuestas de diseño se incluyen en el precio de tu proyecto, así como cuántas rondas de cambios y revisiones entregarás.
Para enfatizar este punto, puedes incluir revisiones extra por un cargo adicional en la negociación. Al establecer un número máximo de revisiones, el cliente debe reconocer que debe haber intencionalidad detrás de sus cambios (lo que, con suerte, te salvará de un ciclo interminable de ajustes de diseño).
Si bien puede ser un buen gesto ofrecer un ajuste adicional, es importante saber dónde trazar una la línea y cómo valorar tu tiempo.
4. Líneas de tiempo
El tiempo es dinero, especialmente cuando se está trabajando en un proyecto de diseño. Si no se acuerdan los plazos por adelantado, puede ser muy fácil desviarse del camino. La desalineación en torno a las fechas de vencimiento, los horarios de trabajo y las estimaciones de tiempo pueden arruinar rápidamente algo bueno.
Asegúrate de tener una comprensión clara de cuánto tiempo llevará el proyecto y de que tus estimaciones estén en línea con las expectativas del cliente.
A medida que te pidan cambios y revisiones, es posible que descubras que el proyecto está ocupando mucho más de tu tiempo de lo que tu o el cliente esperaban. Esta sería una buena oportunidad para renegociar los precios, pero solo si ambos entienden que el proyecto está fuera de alcance.
Preguntas que debe hacerse al comienzo de un proyecto:
- ¿Cuándo comenzará oficialmente este proyecto?
- ¿Cuándo debería estar terminado este proyecto? ¿Hay una fecha difícil para completar este proyecto?
- ¿Qué tan intensivo en tiempo es este proyecto? ¿Cuánto tiempo se espera que tome este proyecto?
- ¿Cuáles son los hitos para este proyecto y cuáles son las fechas de vencimiento estimadas para cada hito?
- ¿Cuánto tiempo debe tomar cada revisión?
- ¿El cliente espera que estés disponible en determinados momentos? ¿Hay horas de trabajo específicas o un horario de trabajo establecido?
Al hacerse estas preguntas, deberías obtener una comprensión más clara del alcance del proyecto y cómo fijar el precio. Al comunicar claramente estas estimaciones de tiempo a el cliente, debes estar bien preparado para tener conversaciones difíciles, si es necesario.
Por ejemplo, si el cliente es lento al solicitar cambios, puedes explicar cómo estos retrasos están afectando los hitos del proyecto y las fechas de entrega.
Si el cliente solicita cambios masivos en tu diseño, puedes informarle que el proyecto está tomando más tiempo del estimado originalmente (una buena oportunidad para rechazar sus solicitudes o renegociar los precios).
5. Estructura de precios y pago
Una vez que hayas determinado los entregables y el cronograma, puedes pensar en la forma de pago del proyecto.
Comienza mirando la lista detallada de entregables de diseño. ¿Cuál es el precio de cada uno de ellos? Luego mira tus líneas de tiempo. ¿Cuánto tiempo debe tomar este proyecto y cuánto valen esas horas?
Puedes elegir cómo deseas comunicar tus precios; tal vez prefieras agrupar tus servicios. O tal vez desees que el cliente comprenda el valor de cada producto a través de una hoja de precios detallada. ¡La forma en que compartes tus precios con el cliente depende de ti! Pero tomarse el tiempo para comprender de dónde provienen esos precios es vital para su valor a lo largo del proyecto.
Una vez que establezcas el precio de un proyecto, debes pensar en los "qué pasaría si". ¿Qué sucede si el cliente más adelante, solicita más entregas? ¿Qué sucede si un cliente solicita más revisiones de las que acordó? ¿Qué sucede si comienza a necesitar que asistas a las reuniones o si está ocupando más tiempo del esperado? ¿Cuánto costarán todas estas cosas adicionales?
Al incluir soluciones a estos "qué pasaría si" como servicios adicionales en tu estructura de pago, podrá retroceder suavemente con el cliente y agregar esos servicios a tu factura, si todavía los quiere.
6. Cancelación o finalización del contrato
Seamos sinceros. A veces las cosas no funcionan. Se recortan los presupuestos. El cliente no puede estar satisfecho. Los plazos se están estirando demasiado. Tienes una emergencia. ¡La vida pasa! Y necesitas estar preparado.
Así que hagamos las preguntas difíciles: ¿Qué sucede cuando tu o el cliente necesitan irse? ¿Y cuánto deberías ser compensado si el contrato termina antes de tiempo?
Escenario #3: estás trabajando con un cliente difícil y el proyecto se está desviando. Las emociones están a flor de piel y el cliente decide rescindir el contrato. Te acercas para ver si te pueden pagar por tu trabajo, pero el cliente te está haciendo pasar un mal rato diciendo que no entregaste lo que prometiste. Miras tu contrato original, pero no puedes encontrar nada que indique claramente cuánto te debe el cliente si el proyecto finaliza antes de tiempo. Ahora estás a la defensiva en esta negociación.
A medida que revisas tu estructura de precios y pagos, debes incluir una cláusula que ayude tanto a ti como al cliente a navegar por la cancelación de un proyecto, si ocurre el peor de los casos. En tus negociaciones, debes discutir hasta qué punto se puede cancelar un proyecto con un reembolso completo. A medida que repasas los cronogramas del proyecto, también debes discutir el porcentaje que un cliente debe pagar en función de la cantidad de proyecto que se haya completado.
Algunos diseñadores cobran una tarifa no reembolsable por adelantado para asegurarse de que no pierda su tiempo. Otros establecen hitos de pago en los que se les paga un porcentaje del precio total. La forma en que configures tu plan de pago depende de ti, pero asegúrate de tenerlo por escrito en caso de que las cosas salgan mal.
Conclusión
Cuando hayas confirmado un nuevo proyecto creativo, puede ser tentador participar de inmediato. Tomarse un momento para negociar los términos con un cliente garantizará que todo el proceso transcurra sin problemas.
Como diseñador profesional, es importante proteger tu tiempo y saber cuándo retroceder. Esperamos que estos consejos ayuden a valorar claramente tu trabajo, te capaciten y te den confianza para asumir conversaciones difíciles con los clientes en un dado caso.
